Innholdsfortegnelse:
1. FORMÅL
2. MÅLGRUPPE
3. ANSVAR/MYNDIGHET
4. ROLLEBESKRIVELSE
5. BEGREPER OG FORKORTELSER
6. DOKUMENTTYPER
7. STATUSKODER
8. OFFENTLIGHET
9. DOKUMENTFLYT I WEBSAK
10. RUTINER FOR LEDER OG STEDFORTREDERE
11. RUTINER FOR SAKSBEHANDLER
12. INTERN KONTROLL/AVVIKSBEHANDLING
1. FORMÅL
Formålet med dokumentet er å:
- Beskrive generelle leder- og saksbehandlerrutiner ved bruk av WebSak.
- Etablere et grunnlag for utvikling av saksspesifikke rutiner ved bruk av WebSak. De saksspesifikke rutinene vil dokumenteres direkte i WebSak tilknyttet definerte saksprosesser.
2. MÅLGRUPPE
Denne rutinen gjelder for alle brukere av WebSak.
3. ANSVAR/MYNDIGHET
Ansvar for oppdatering av saksbehandlingsrutiner ligger hos Dokumentforvaltningen.
4. ROLLEBESKRIVELSE
Rollen leder i WebSak
Lederfunksjoner utøves av ansatte som har lederstilling, er tildelt nestlederfunksjon eller for øvrig er gitt spesifisert fullmakt til å ivareta en eller flere ledelsesfunksjoner. Også i WebSak forutsetter utøvelse av ledelsesfunksjon at det foreligger en hjemmel/fullmakt.
Leder/stedfortreder vil generelt ha oppdateringsrettigheter for alle arkivsaker og journalposter med tilhørende dokumenter innen egen enhet. De felter som kan oppdateres, kommer automatisk fram i de enkelte dialoger i systemet. Rollen innebærer også å kunne fordele journalposter med tilhørende dokumenter og skrive dokumenter på vegne av andre.
Det er viktig at alle ledere har en stedfortreder ved evt. fravær slik at de funksjoner og prosesser lederen har ansvar for ikke stopper opp.
På grunn av stedfortrederrollen står noen av punktene i denne rutinehåndboken slik: Ansvar: Leder/stedfortreder.
Rollen saksbehandler/saksansvarlig i WebSak
Saksbehandler vil normalt bare kunne oppdatere og arbeide med egne journalposter og tilhørende dokumenter. Saksansvarlig har imidlertid utvidede rettigheter for alle journalposter med tilhørende dokumenter i hver enkelt arkivsak. For saksbehandler kommer det klart fram i det enkelte skjermbilde hvilke felter som kan oppdateres.
5. BEGREPER OG FORKORTELSER
Ofte brukte begreper i dokumentet:
WebSak er Ørland kommunes elektroniske sakarkiv system
- journalføring
- arkiv
- saksbehandling
- utvalgssaker
- møtebehandling
Saksbegrepet i forbindelse med forvaltningssaker er en hendelse som krever en eller annen form for aktivitet fra forvaltningsorganet. Opphavet til en sak kan være inngående brev, personlig henvendelse, e-post, telefon eller en henvendelse fra politisk eller administrativt organ/ledelse. Begrepet har sin bakgrunn i forvaltningsloven, og må ikke forveksles med politisk sak (utvalgssak), da en sak (forvaltningssak) ofte kan resultere i flere politiske behandlinger.
Arkivsak (i WebSak) består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter som er knyttet sammen under et felles arkivsaksnummer.
Journalpost er registreringen av opplysninger om et saksdokument med eventuelle vedlegg. I WebSak er en journalpost alltid tilknyttet en (arkiv)sak.
Dokument er brev, notater eller annet medium som lagrer informasjon som er relevant for en sak. Saksdokument, med tilhørende vedlegg er alltid tilknyttet minst en journalpost.
Avskrivning betyr å registrere opplysninger tilknyttet en journalpost om når og hvordan behandlingen av innholdet i journalposten er avsluttet.
Saksbehandler er i WebSak-sammenheng et samlebegrep for alle som mottar post, skriver notat, brev mm i WebSak. Det innebærer at kommunens politiske og administrative ledelse i denne sammenheng også faller inn under begrepet saksbehandler.
Forkortelser
Brukte forkortelser i arkivrutinen:
SB - Saksbehandler
AR - Arkivtjenesten
LD - Leder
6. DOKUMENTTYPER
I WebSak benyttes følgende dokumenttyper, definert i henhold til NOARK-5 standarden:
I-inngående: Med inngående dokumenter menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som mottas av virksomheten og som er arkivverdige, dvs danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
U-utgående: Med utgående dokumenter menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som virksomheten produserer for utsendelse til eksterne adressater, for eksempel innbyggere, departement, samarbeidsparter, leverandører osv.
N-notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som krever oppfølging og avskriving i journalen. N-notat skal benyttes som korrespondanse mellom tjenesteenhetene.
N-notat fremkommer på offentlig journal. Ikke avskrevet N-notat fremkommer på restanseliste, og N-notat skal avskrives.
X-notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som ikke krever oppfølging og avskriving i journalen. X-notat skal benyttes som korrespondanse mellom tjenesteenhetene. Dette kan ikke benyttes til korrespondanse der mottaker ikke er tilknyttet WebSak.
X-notat fremkommer på offentlig journal. X-notat kan ikke avskrives.
S-Saksframlegg: Med sakspapir menes alle dokumenter som brukes til å skrive framlegg til vedtak ved politisk behandling og til å skrive vedtak ved administrativ behandling av en sak.
7. STATUSKODER
Status arkivsaksnivå
R Reservert. Reservert av saksbehandler
B Behandles. Under behandling
A Avsluttet. Saken avsluttet
U Utgår. Saken utgår
X Unntatt fra prosesstyring. Saken er ikke gjenstand for oppfølging
Status journalpostnivå
Status Inngående journalposter:
M - Midlertidig journalført av arkivtjenesten
S - Registrert/reservert av saksbehandler eller leder
J - Journalført og/eller kontrollert av arkivet. Journalposten kommer da på offentlig journalen i henhold til tilgangskode og avskjermingsregler. I WebSak vil journalposter med status J vises umiddelbart i saksbehandlers innboks og eventuelt restanseliste. Dersom journalposten skal fordeles av leder/stedfortreder, utelater arkivet saksbehandlers initialer på journalposten. Dokumentet vil da vises i lederens liste over journalposter til fordeling.
Status andre journalposter:
U-utgående journalposter og N- og X –journalposter og S-saksframlegg på egenproduserte dokumenter:
R - Reservert. Markerer at journalposter som er registrert, er reservert for leder/SB
F - Ferdig fra leder/SB. Når journalposter er kontrollert og godkjent av leder/SB
E - Ekspedert. Ekspedert (sendt) av saksbehandler/leder eller annen instans
J - Journalført eller kontrollert av arkivet
8. OFFENTLIGHET
Ifølge kommunelovens § 4 er kommunen pålagt å drive aktiv informasjon om egen virksomhet og om virksomhet som andre rettssubjekter utfører på vegne av kommunen. Dette betyr at kommunen er pålagt å sørge for at alle kan få tilgang til forvaltningens dokumenter.
”Meroffentlighetsprinsippet” skal ligge til grunn ved gradering.
Med meroffentlighet menes at saker/dokumenter som i utgangspunktet kan unntas fra offentlighetsloven, skal være offentlige så langt de ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger.
Alle tilsatte i Ørland kommune skal derfor praktisere ”meroffentlighet” i alle saker/dokumenter som kan være av offentlig interesse.
Når arkivtjenesten journalfører et dokument, skal arkivtjenesten alltid foreslå gradering dersom det er gitt/logisk at dokumentet skal unntas offentlighet. Det er imidlertid leders ansvar at gradering av en arkivsak eller et dokument er i henhold til loven.
Dokumenter unntatt fra offentlighet
Gradering av dokumenter og saker
Offentlighetslovens intensjon er at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige såfremt de ikke skal unntas i henhold av lov.
Hele saker skal bare unntas offentlighet hvis ett eller flere av dokumentene er unntatt fra offentlighet og de gjenværende dokumentene gir en feil fremstilling av saken.
Gradering er leders/saksbehandlers ansvar.
Riktig gradering sikrer at postlisten (offentlig journal) er korrekt og tilgjengelig for offentlig innsyn. Postlisten er en rapport/oversikt over alle registreringer og dokumenter, men hvor opplysninger unntatt offentlighet ikke fremkommer. Ved praktisering av meroffentlighet, skal man alltid vurdere om et dokument likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet (jf offentlighetsloven § 2, 3. ledd).
Interne dokumenter
Det er viktig å huske at interne dokumenter, dvs. notater av type N og X, kan (må ha lovhjemmel) – ikke skal unntas fra offentlighet, jf. Offentlighetsloven § 5.
Politikere skal ha adgang til å få oversikt over alle interne dokumenter som har betydning for den saken de skal eller har vært med på å vedta, også interne dokumenter unntatt fra offentlighet.
Alle parter i en sak skal i utgangspunktet ha tilgang til alle interne dokumenter (N og X) i saken. Det skal svært tungtveiende grunner til for at partene i en sak skal nektes innsyn i et internt dokument i saken.
Dokument som inneholder opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt
Opplysninger i saker/dokumenter som er underlagt taushetsplikt, skal unntas fra offentlighet.
Hensikten er ikke å unndra hele dokumentet fra offentlighet, men å sørge for at opplysninger som er taushetsbelagte ikke kommer uvedkommende i hende. Hvis et dokument er unntatt fra offentlighet, skal lovhjemmel for unntaket opplyses.
Se for øvrig Offentlighetslovens Kapittel 2 vedrørende hovedreglene om innsyn (sist endret 2021) på lovdata.no.
Unntak på grunn av dokumentets innhold
Taushetsplikt har også som formål å verne om rikets sikkerhet eller hindre at opplysninger som kan være til skade for forretningsmessige forhold, blir offentlige.
Når et saksdokumentet er unntatt fra offentlighet, kan hele saken unntas fra offentlighet dersom de øvrige saksdokumenter ville gi et åpenbart misvisende bilde av saken og offentlighet kan skade samfunnsmessige eller private interesser.
Se for øvrig Offentlighetslovens Kapittel 3 vedrørende unntak fra innsynsretten (sist endret 2021) på lovdata.no.
Oppretting av personregistre - Personopplysningsloven
Registrering av personopplysninger skal være saklig begrunnet.
Personopplysningslovens Kapittel 3 gir utfyllende regler om behandling av personopplysninger, se lovdata.no.
Tilgangsbegrensning i WebSak
Alle som er brukere av WebSak vil få lov å lese all offentlig informasjon, dvs arkivsaker, journalposter og dokumenter som ikke er gradert.
Avhengig av gradering og avskjerming som er satt på arkivsak, journalpost og dokument vil opplysninger som er unntatt offentlighet vil bare være tilgjengelig for de som har utvidede rettigheter i systemet.
I Ørland kommune brukes følgende tilgangskoder (graderingskoder):
XX - Midlertidig sperret - benyttes til vurdering av gradering
UO - Unntatt fra offentlighet
D - Unntatt fra offentlighet (for disiplinærsaker)
P - Unntatt fra offentlighet (for personalsaker)
HU - Unntatt fra offentlighet (for husbanksaker)
E - Unntatt fra offentlighet (for elevsaker)
BH - Unntatt fra offentlighet (for barnehagesaker)
S - Unntatt fra offentlighet (for sensitiv informasjon)
NOARK 5-standarden definerer følgende tre nivåer for avskjerming:
Arkivsaksnivå:
| 1.
|
Bare fysiske saker er tilgangsbegrenset
|
For alle journalposter som ”arver” gradering fra arkivsaken vil tekstdokumentene bli avskjermet.
|
| 2.
|
Som kode 1 + linje 2 i sakstittel avskjermes
|
Avskjermingsnivå 1 gjelder fortsatt.
I tillegg avskjermes arkivsakens tittellinje 2.
|
| 3.
|
Som kode 2 + klassering avskjermes
|
Avskjermingsnivå 1 og 2 gjelder fortsatt.
I tillegg avskjermes klassering (arkivkoden).
|
Journalpostnivå:
| 1.
|
Bare fysiske tekstdokumenter er tilgangsbegrenset
|
Tekstdokumentene som er knyttet til journalposten avskjermes.
|
| 2.
|
Som kode 1 + linje 2 i journalposttittel avskjermes
|
Avskjermingsnivå 1 gjelder fortsatt.
I tillegg avskjermes journalpostens tittellinje 2.
|
| 3.
|
Som kode 2 + alt i avsender/mottaker feltet avskjermes
|
Avskjermingsnivå 1 og 2 gjelder fortsatt.
I tillegg avskjermes opplysninger om avsender/mottaker.
|
9. DOKUMENTFLYT I WEBSAK
Mottak og registrering av dokumenter:
Dokumenter (inklusiv e-post, SMS og elektronisk mottatte dokumenter) som arkivtjenesten registrerer og skanner i Websak, vil fortløpende bli elektronisk tilgjengelig.
Dokumenter som saksbehandlerne selv oppretter/registrerer i eksisterende eller ny sak (egenproduserte dokumenter og e-post), vil fortløpende bli elektronisk tilgjengelig for brukerne av systemet.
Ekspedering:
Når saksbehandleren produserer et dokument som krever godkjenning, sendes dokumentet elektronisk til leder for godkjenning ved bruk av «ny oppgave». Lederen foretar rettelser/kommentarer elektronisk og returnerer det godkjente dokumentet elektronisk tilbake til saksbehandler. Dokumentet er da klart for ekspedering.
- Arkivtjenesten journalfører den ekspederte journalposten og oppdaterer den elektroniske journalen
10. RUTINE FOR LEDER OG STEDFORTREDERE
Fordeling av inngående post
Oppgaver:
Fordeling av post for egen enhet.
Arkivet fordeler journalposter med tilhørende dokumenter direkte til saksbehandler, avdelingen, seksjonen, enheten i så stor utstrekning som mulig. Det som ikke kan fordeles til saksbehandler direkte, fordeles til ”området”. LED/SF går gjennom dagens post til sin enhet og fordeler denne til de enkelte saksbehandlerne.
Ansvar/Tidspunkt:
Leder/Stedfortreder. Daglig.
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Dagens innkommende post til enheten søkes fram og gjennomgås. Fra denne lista kan saksbehandler på den enkelte journalpost endres av LED/SF.
|
LED/SF
|
|
|
Dersom lederen ikke er tilgjengelig, fordeler stedfortreder.
|
SF
|
Leders ansvar for gradering av dokumenter
Det er den enkelte saksbehandler som har ansvar for å følge opp og foreslå gradering av dokumenter som er midlertidig unntatt (graderingskode XX) fra offentlighet av arkivtjenesten.
Det formelle ansvaret for riktig gradering ligger hos leder på hvert nivå.
Framgangsmåte og ansvar for gradering av dokumenter og saker
|
|
Leder/saksbehandler skal vurdere brev (både ut- og inngående) i henhold til offentlighetsloven, jf kapittel om offentlig journal (postliste) i arkivrutinen.
|
LED/SB
|
|
|
Arkivtjenesten skal foreslå evt. gradering av et dokument.
|
ARK
|
|
|
Dersom arkivtjenesten er i tvil om gradering påføres graderingskoden XX (midlertidig sperret) og leder/stedfortreder må ta stilling til gradering. Der er leders/stedfortreders ansvar å søke opp og fortløpende vurdere om journalposter og/eller saker skal unntas, påføre riktig graderingskode (evt. oppheve graderingen). Arkivtjenesten har egen kurv for journalposter med påsatt XX-gradering og sørger for oppfølging av denne.
|
ARK/LED
|
|
|
Ved gradering av dokument velges riktig tilgangskode, avskjermingskode og hjemmel.
|
LED/SB
|
|
|
Når dokumentene er ferdig vurdert og journalført, vil de komme på offentlig journal.
|
SB/ARK
|
Restanseoppfølging for enheten
Oppgaver:
Leder følger opp restanseliste for egen enhet (og evt. andre avdelinger man måtte ha lederansvar for), både for avdelingen som helhet og for de enkelte saksbehandlere.
Ansvar/Tidspunkt:
Leder/Stedfortreder. Daglig.
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
| 1.
|
Restanseoversikt sjekkes av leder i modulen Acos Ledelsesinformasjon. Den enkelte saksbehandler vil til enhver tid se sin egen restanseliste i arbeidsbordet i WebSak.
|
LED/SF
|
| 2.
|
Dersom lederen ikke er tilgjengelig, følger stedfortreder opp restansene.
|
SF
|
11. RUTINER FOR SAKSBEHANDLER
Kontrollrutiner og ansvar ved gjennomgang av inngående post
Formål:
Behandling av post. Sikre journalføring og arkivering av inngående dokumenter, sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.
Ansvar/Tidspunkt:
Saksbehandler. Daglig. Ved behov.
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Sjekk kurv for inngående post til behandling eller mottatte oppgaver.
|
SB
|
|
|
Kontrollere at riktig saksansvarlig og saksbehandler er satt og at dokumentet er distribuert riktig. Ved feildistribuerte dokumenter, endres saksbehandler, hvis ikke mulighet gis det beskjed til arkivet for endring.
|
SB
|
|
|
Evt. merknader påført av arkivet på journalpost/arkivsak skal leses.
|
SB
|
|
|
Kontrollere dokumentbeskrivelsen og gi arkivet tilbakemelding via beskjed til arkivet (i websak) eller epost dersom den må endres.
|
SB
|
|
|
Tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe kontrolleres og evt korrigeres. Det er viktig at en er nøye med registreringene og sjekker grundig. Det er leder som har ansvar for at gradering er riktig, kontakt derfor leder ved tvil.
|
SB/LED
|
|
|
Vurder om du vil påføre/endre forfallsdato og eventuelle merknader/kommentarer for saksbehandlingen på journalpostens merknadsfelt i WebSak.
|
SB
|
|
|
Vurder om andre ledere/saksbehandlere i virksomheten bør registreres som kopimottakere av journalposten. Dersom saksbehandler/leder vil endre det som er registrert må arkivtjenesten utføre dette. Saksbehandler /leder kan ikke endre dette på journalposter med status J.
|
SB
|
Behandling og oppfølging av innkommende post
Formål:
Behandling av post. Sikre journalføring og arkivering av innkommende dokumenter, sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.
Ansvar/Tidspunkt:
Saksbehandler. Daglig eller ved behov.
Brev og notater som ikke besvares skriftlig, men tas til etterretning eller besvares pr. tlf.
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse:
|
Ansvar:
|
|
|
Hent frem riktig journalpost fra arbeidslisten. Gjennomfør kontrollrutiner i henhold til "Kontrollrutiner og ansvar ved gjennomgang av inngående post".
|
SB
|
|
|
Saksbehandler er ansvarlig for at inngående dokumenter (I) og notater som krever oppfølging (N) blir avskrevet. Journalposter med dokumenter som ikke krever skriftlig svar, avskriver saksbehandleren selv i journalen (Behandle) med henvisning til hvilken måte dokumentet er besvart, for eksempel TE (til etterretning), TLF (telefon). Saksbehandler skal i merknadsfeltet oppgi avskrivningsmåte og gi en kort beskrivelse av resultatet.
|
SB
|
|
|
Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, sendes saken til avslutning ved å trykke på de tre prikkene på SAK og velg "send sak til avslutning". Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avslutter saken formelt i WebSak.
|
SB/ARK
|
Brev og notater som besvares med utgående brev/notat
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Hent frem riktig journalpost fra arbeidslisten. Gjennomfør kontrollrutiner i henhold til "Kontrollrutiner og ansvar ved gjennomgang av inngående post".
|
SB
|
|
|
Velg riktig svarmåte fra knappen Behandle på den valgte journalposten. Du kan velge mellom følgende svarmåter: For inngående brev (dokumenttype I): (MERK: Disse valgene er for Websak basis)
- Besvar og avskriv restanse (fjerner det inngående dokumentet fra restanselista og brukes ved utsendelse av det endelige svaret, utgående brev)
- Foreløpig svar (det inngående dokumentet vil fortsatt ligge i restanselista, men det vil påføres informasjon på dokumentet om at foreløpig svar har blitt sendt og et utgående brev for foreløpig svar opprettes)
- Besvar uten å avskrive (det inngående dokumentet vil fortsatt ligge i restanselista, menyvalget er mest aktuelt å bruke som svar på inngående dokumenter som kun ligger i innboksen og ikke gir restanse)
For Websak +: Behandle og besvar med utgående brev eller foreløpig svar. For inngående notat (dokumenttype N + X):
- Besvar notat (fjerner det ”inngående” notatet fra restanselista dersom notatet du besvarer er av type N. Kan også brukes dersom du ønsker å besvare et X-notat som kun ligger i innboks og ikke gir restanse)
|
SB
|
|
|
Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Eventuell intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge riktig tekstmal.
|
SB
|
|
|
Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp etc.) vurderes av saksbehandler og sendes evt arkivtjenesten for skanning.
|
|
|
|
Hvis behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker må en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk melding til leder for forespørsel om godkjenning.
|
SB
|
|
|
Når dokumentet er endelig med underskrifter, godkjent fra evt leder og ekspedert, endrer Arkivtjenesten status fra E til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).
|
SB/ARK
|
|
|
Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, sendes saken til avslutning ved å trykke på de tre prikkene på SAK og velg "send sak til avslutning". Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avslutter saken formelt i WebSak.
|
SB
|
Utgående brev (ekstern mottaker)
Formål:
Sikre journalføring og arkivering av utgående dokumenter, sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.
Ansvar/Tidspunkt:
Saksbehandler. Ved behov.
Utgående brev i ny sak
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Start alltid med å gjøre et søk på eksisterende saker i WebSak før ny sak opprettes. Søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, klassering (arkivkode) mm.
|
SB
|
|
|
Dersom saken ikke finnes fra før, reserveres ny sak i WebSak ved å velge Ny sak. Vær grundig ved valg av sakstittel jf. Registreringsregler for bestemtetyper saker i WebSak (nytt saksnummer tildeles automatisk ved lagring).
|
SB
|
|
|
Opprett brevet ved å velge Nytt dokument, velg dokumenttype (i dette tilfelle Utgående dokument).
|
SB
|
|
|
Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Eventuell intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge riktig tekstmal.
|
SB
|
|
|
Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp etc.) må skannes inn og legges ved.
|
SB
|
|
|
Hvis behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker må en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk melding til leder for forespørsel om godkjenning.
|
SB
|
|
|
Når dokumentet er endelig med underskrifter og evt godkjent fra leder, ekspederes dokumentet. Arkivtjenesten endrer status fra E til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).
|
SB
|
|
|
Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, sendes saken til avslutning ved å trykke på de tre prikkene på SAK og velg "send sak til avslutning". Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avslutter saken formelt i WebSak.
|
SB
|
Utgående brev i eksisterende sak
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Start alltid med å gjøre et søk på eksisterende saker i WebSak for å finne aktuell sak. Søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, klassering (arkivkode) med mer.
|
SB
|
|
|
Velg saken du skal jobbe i fra søkeresultatet. Dersom det er en sak du selv er saksansvarlig for vil saken også fremkomme i listen Mine saker i arbeidsbordet og kan velges derfra.
|
SB
|
|
|
Opprett brevet ved å velge Nytt dokument, velg dokumenttype (i dette tilfelle Utgående dokument).
|
SB
|
|
|
Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Eventuell intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge riktig tekstmal.
|
SB
|
|
|
Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp etc.) må skannes inn og legges ved.
|
SB
|
|
|
Hvis behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker må en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk melding til leder for forespørsel om godkjenning.
|
SB
|
|
|
Når dokumentet er endelig med underskrifter og evt godkjent fra leder, ekspederes dokumentet. Arkivtjenesten endrer status fra E til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).
|
SB
|
|
|
Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, sendes saken til avslutning ved å trykke på de tre prikkene på SAK og velg "send sak til avslutning". Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avslutter saken formelt i WebSak.
|
SB
|
Håndtering av e-post i WebSak
Formål:
Sikre at arkivverdig e-post blir journalført i WebSak. Sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.
Ansvar/Tidspunkt:
Saksbehandler. Ved behov.
Inngående e-post
De som sender e-post til Ørland kommune forventer gjerne rask respons. For beskjeder og meldinger som ikke skal journalføres, er dette uproblematisk. E-post henvendelser som regnes som arkivverdige saksdokumenter og skal journalføres, skal imidlertid ikke prioriteres annerledes enn annen post.
Ved over 3 dagers fravær må "fraværsmelding" i e-postsystemet aktiveres slik at avsender varsles om at e-posten ikke behandles før man er tilbake. Fraværsmeldingen skal inneholde informasjon om hvor saksdokumenter kan sendes. (postmottak@orland.kommune.no.)
Man bør vurdere å sende e-post med foreløpig svar om at e-posten er mottatt og vil bli saksbehandlet på vanlig måte i kommunen.
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Start alltid med å gjøre et søk på eksisterende saker i WebSak for å finne aktuell sak. Søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, klassering (arkivkode) med mer.
|
SB
|
|
|
Dersom saken hvor e-posten skal lagres allerede finnes, åpnes denne fra søkeresultatet. Dersom det er en sak du selv er saksansvarlig for vil saken også fremkomme i listen Mine aktive saker i arbeidsbordet og kan velges derfra.
|
SB
|
|
|
Dersom e-posten er første dokument i en ny arkivsak, må saksmappen opprettes først. Dersom ny arkivsak opprettes har saksbehandler ansvar for å kontrollere at sakstittel er meningsbærende for sakens innhold.
|
SB
|
|
|
Ved registrering av selve e-posten har saksbehandler ansvar for å kontrollere at tittel på journalposten er meningsbærende for e-postens innhold og at avsenderopplysningene er tilstrekkelig informative. Det er viktig at denne kontrollrutinen overholdes da innkommet e-post kan ha ufullstendig og/eller ”rotete” tittel i form av Re: SV:SV: (no subject) etc. Det er også viktig å kontrollere avsenderopplysningene i journalpostregistreringen, da disse kan bestå av kun en e-postadresse som ikke nødvendigvis inneholder noe relevant avsender informasjon. Dersom avsender representerer en bedrift/organisasjon, skal bedriften/organisasjonens navn registreres som avsender.
|
SB
|
|
|
Dersom det er usikkerhet om e-posten er registrert tidligere eller om den er arkivverdig, videresendes denne til sentralt postmottak: postmottak@orland.kommune.no.
|
SB
|
|
|
Ved flere mottakere er det saksansvarlig som har ansvaret for registrering av e-posten.
|
SB
|
Utgående brev sendt som e-post
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Dersom utgående brev sendes på e-post, skal også disse arkiveres i tilhørende sak (evt. opprettes det ny sak).
|
SB
|
Interne notater (intern mottaker)
Formål:
Sikre journalføring og gjenfinning av arkivverdige notater. Full historikk i saken. Gi mulighet for oppfølging av interne dokumenter.
Ansvar/tidspunkt:
Saksbehandler. Ved behov.
Notat i ny sak
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Start alltid med å gjøre et søk på eksisterende saker i WebSak før ny sak opprettes. Søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, klassering (arkivkode) mm.
|
SB
|
|
|
Dersom saken ikke finnes fra før, reserveres ny sak i WebSak ved å velge Ny sak. Vær grundig ved valg av sakstittel jf. Registreringsregler WebSak (nytt saksnummer tildeles automatisk ved lagring).
|
SB
|
|
|
Opprett notatet ved å velge Ny journalpost og riktig menyvalg for den type notat du skal skrive:
- Nytt internt notat med oppfølging (N) (gir restanse hos mottaker)
- Nytt internt notat (X) (gir ikke restanse hos mottaker)
|
SB
|
|
|
Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Eventuell intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge riktig tekstmal.
|
SB
|
|
|
Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til notat som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp etc.) skannes inn og legges ved.
|
SB
|
|
|
Hvis behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker må en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk melding til leder for forespørsel om godkjenning.
|
SB
|
|
|
Når dokumentet er godkjent fra evt leder, ekspederes det og notatet blir da elektronisk tilgjengelig hos mottaker i vedkommendes Innboks og eventuelt i Restanse-liste. Arkivtjenesten endrer status til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).
|
SB
|
|
|
Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, sendes saken til avslutning ved å trykke på de tre prikkene på SAK og velg "send sak til avslutning". Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avslutter saken formelt i WebSak.
|
SB
|
Notat i eksisterende sak
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Søk opp saken hvor notatet skal skrives, søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, ordningsverdi mm.
|
SB
|
|
|
Velg saken du skal jobbe i fra søkeresultatet. Dersom det er en sak du selv er saksansvarlig for vil saken også fremkomme i listen Mine aktive saker i arbeidsbordet og kan velges derfra.
|
SB
|
|
|
Opprett notatet ved å velge Ny journalpost og riktig menyvalg for den type notat du skal skrive:
- Nytt internt notat med oppfølging (N) (gir restanse hos mottaker)
- Nytt internt notat (X) (gir ikke restanse hos mottaker)
|
SB
|
|
|
Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Eventuell intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge riktig tekstmal.
|
SB
|
|
|
Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til notat som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp etc.) skannes og legges ved.
|
SB
|
|
|
Hvis behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker må en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk melding/oppgave til leder for forespørsel om godkjenning.
|
SB
|
|
|
Når dokumentet er godkjent fra evt leder, ekspederes det og notatet blir da elektronisk tilgjengelig hos mottaker i vedkommendes Innboks og eventuelt i Restanse-liste. Arkivtjenesten endrer status til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).
|
SB
|
|
|
Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, sendes saken til avslutning ved å trykke på de tre prikkene på SAK og velg "send sak til avslutning". Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avslutter saken formelt i WebSak.
|
SB
|
Motta og sende kopier via WebSak
Formål:
Når man skal samarbeide om dokumenter eller ønsker at andre skal ha kopi av dokumenter.
Ansvar/tidspunkt:
Saksbehandler. Ved sending/mottak av kopier.
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Ved behov for samarbeid eller at andre skal ha kopi, velg Kopi til.
|
SB
|
|
|
Velg mottaker(e) og evt. legg inn relevante kommentarer i merknadsfeltet dersom det er behov for det. Saksbehandler /leder kan ikke endre dette på journalposter med status J. Dersom saksbehandler/leder vil endre det som er registrert på en journalpost med status J må arkivtjenesten utføre dette.
|
SB
|
Mulige bruksområder for rutinen:
En leder/saksbehandler vil sende kopi av inngående dokument til orientering, til annen leder/saksbehandler enn den saksbehandleren som skal være ansvarlig for å besvare det. Dokumentet vil havne i kopiboksen til mottaker.
Restanseoppfølging
Formål:
Sikre at inngående dokumenter og notater blir ferdigbehandlet. Restanseliste er en oversikt/kontroll over alle inngående dokumenter (I) og notater (N) som krever oppfølging og som ikke er avskrevet.
Ansvar/tidspunkt:
Leder har hovedansvar. Den enkelte saksbehandler har selv ansvar for egen restanseoppfølging innenfor gitte frister.
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Alle inngående dokumenter (I) og notater som krever oppfølging (N) må avskrives. Dokumenter som ikke krever skriftlig svar avskriver saksbehandleren selv i journalen med tilvisning til hvilken måte saken er avsluttet på, for eksempel TE (til etterretning), TLF (telefon) osv. Saksbehandler skal i merknadsfeltet gi en kort beskrivelse av valgt avskrivningsmåte (eks. innhold i tlf.samtale).
|
SB
|
|
|
Leder sjekker enhetens restanser i modulen Acos Ledelsesinformasjon.
|
LED
|
|
|
Saksbehandler gjennomgår restanselisten og følger opp sine saker. Saksbehandler kan også diskutere restanselisten med sin leder dersom det er behov for det.
|
SB
|
|
|
Leder er ansvarlig for oppfølging/gjennomføring av tiltak for å få korrigert restanselister med uønsket omfang.
|
LED
|
Skrive saksframlegg, melding om vedtak og referere til utvalg
Saksbehandling av delegerte saker
Formål:
Sikre at behandling av delegerte saker skjer i henhold til Ørland kommunes delegasjonsreglement.
Ansvar/tidspunkt:
Saksbehandler. Ved behov
Fremgangsmåte:
Saker som er behandlet etter delegasjonsreglementet kan refereres til det utvalget som er fullmakts organ. Delegerte vedtak som er ferdig behandlet refereres fortløpende.
Delegerte vedtak skrives ved å bruke utgående brev.
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Finn fram til den sak du skal behandle ved å gjøre et søk i WebSak, eller opprett/reserver ny sak. Skriv tittel på saksmappen og LAGRE
|
SB
|
|
|
Velg Nytt dokument/avskriv dokument og velg dokumenttype utgående brev.
|
SB
|
|
|
Endre/registrer riktig dokumenttittel og legg inn evt intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe.
|
|
|
|
Produser det utgående brevet i henhold til saksbehandlingsrutine. Legg til eventuelle vedlegg og flett på nytt.
|
SB/LD
|
|
|
Før dokumentet ferdigstilles skal leder godkjenne dokumentet. Saksbehandler sender dokumentet til godkjenning ved bruk av flaggmelding ”Til godkjenning”. Leder kvalitetssikrer og påfører en melding om godkjent/ikke godkjent og evt. endringer han har gjort i dokumentet. Denne rutinen må utføres før en ferdigstiller dokumentet, dvs. at journalstatus må være R (reservert). Rutinen gjentas til dokumentet er godkjent av leder
|
SB
|
|
|
Når dokumentet er endelig og godkjent fra leder, kan saksbehandler ekspedere dokumentet. Journalstatus endres da til E for Ekspedert. Arkivet endrer status fra E til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).
|
SB
|
Saksbehandling av politiske saker og utsendelse av melding om vedtak (svarbrev)
Formål:
Sikre at behandling av saker som skal avgjøres politisk er gjennomført på best mulig måte.
Ansvar/tidspunkt:
Saksbehandler. I henhold til oppsatt møteplan.
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Finn fram til den sak du skal behandle ved å gjøre et søk i WebSak, eller opprett/reserver ny sak. Skriv tittel på saksmappen og LAGRE
|
SB
|
|
|
Velg Nytt dokument fra pluss-knappen (FAB-knappen) nederst i høyre hjørne og velg dokumenttype saksframlegg.
|
SB
|
|
|
Endre/registrer riktig tittel dokumenttittel og legg inn evt intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe.
|
SB
|
|
|
| Produser saksframlegg ved å åpne dokumentet du skal opprette saksframlegg i. Saksframlegget opprettes ved å skrive tekst i riktekstboksene som du finner i oppmeldingsbildet til møte. Saksframlegg skal aldri opprettes eller redigeres i et worddokument! Trykk åpne oppmelding, velg grupperingen "Saksframlegg" og trykk ok. Bildet du kommer inn i inneholder faner for; Sammendrag, Sakens bakgrunn og innhold, Innstilling og Oppmelding. Eventuelle vedlegg legges ved. Se også "Veileder for opprettelse av saksframlegg" som du finner i teams under Acos Websak - Fosen - Websak + - filer. Dersom du skal legge til vedlegg må du lukke oppmeldingsbilde og gå tilbake til dokumentet/saksframlegget i Websak+. Legg til vedlegg ved å åpne kontekstmenyen og enten hent, importer eller opprett fil. Når vedleggene er lagt til, gå tilbake til oppmeldingsbilde ved å Åpne oppmelding, fanen Oppmelding viser om det er registrert oppmelding til utvalg på dokumentet. For å melde opp åpner du plussknappen og velger Ny oppmelding. I oppmeldingsbilde velger du hvilke utvalg saken skal behandles i riktig rekkefølge og riktig sakstype (PS, DS, RS etc.). Du kan melde opp til flere utvalg ved å gjenta oppmeldingsprosessen. HUSK å hake av for merk alle vedlegg (får da oransje hake) og trykk LAGRE. Gjør ferdig saksframlegget og avslutt oppmelding. Er det gjort endringer i oppmelding til utvalg, endring i tekst eller lagt til vedlegg - må du manuelt velge å lage ny versjon av saksframlegget ved å; Gå til plussknappen nede til høyre - Velg "Lag saksdokument". For å avlutte og lukke oppmeldingsbilde, velg Avslutt oppmelding.
|
|
SB
|
|
|
Alle saker til politisk behandling skal godkjennes av kommunedirektøren. Saksbehandler sender saksfremlegget til godkjenning ved bruk av flaggmelding ”Til godkjenning”. Kommunedirektøren kvalitetssikrer saker til politisk behandling, påfører en melding om godkjent/ikke godkjent og evt. endringer han har gjort i saksframlegget. Denne rutinen må utføres før en ferdigstiller saksframlegget, dvs. at journalstatus må være R (reservert). Rutinen gjentas til saksfremlegget er godkjent av administrasjonssjefen og saksframlegget ferdigstilles da av saksbehandler (journalstatus F - Ferdig).
|
KDIR
|
|
|
Etter at utvalgssekretæren har ferdigbehandlet møtene blir vedtakene sendt tilbake til saksbehandler for oppfølging.
|
US/SB
|
|
|
Saksbehandler er ansvarlig for å skrive melding om vedtak, som kan produseres etter at saksbehandler har fått beskjed om at vedtaket er påført saksfremlegget.
|
SB
|
|
|
Dersom melding om vedtak skal besvare og avskrive et inngående brev tidligere i saken, så hent frem det inngående brevet, klikk på Meny-knappen på den inngående journalposten og velg Besvar og avskriv restanse. Dersom melding om vedtak ikke skal besvare og avskrive et inngående brev klikker du på Ny jpost og velger Nytt utgående dokument.
|
SB
|
|
|
Registrer journalpostopplysninger. Eventuelt intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsbegrensning (gruppe) legges inn. Produser melding om vedtak ved å velge riktig dokumentmal for melding om vedtak. Skriv inn evt tilleggsopplysninger i brevet utover vedtaket som er flettet inn. Husk å endre status når dokumentet ferdigstilles (journalstatus E)
|
SB
|
|
|
Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk vurderes av saksbehandler og sendes evt arkivtjenesten for skanning.
|
SB
|
|
|
Ved behov for godkjenning fra leder før melding om vedtak sendes til mottaker må en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk flaggmelding til leder for forepørsel om godkjenning.
|
SB
|
|
|
Når dokumentet er endelig med underskrifter og evt godkjent fra leder endrer en til journalstatus E for ekspedert når dokumentet ekspederes. Arkivtjenesten endrer status fra E til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).
|
SB
|
|
|
Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, sendes saken til avslutning ved å trykke på de tre prikkene på SAK og velg "send sak til avslutning". Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avslutter saken formelt i WebSak.
|
SB
|
Referere saker til politikerne
Formål:
Sikre at politikerne blir orientert om forespørsler, invitasjoner eller lignende som er kommet til kommunen og som er av en slik art at det ikke skal behandles.
Ansvar/tidspunkt:
Saksbehandler. Ved behov.
Fremgangsmåte:
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Finn fram til den journalposten du vil referere til politikerne.
|
LD/SB
|
|
|
Velg Referer i utv fra Meny på journalposten.
|
LD/SB
|
|
|
Velg hvilket utvalg (ett eller flere) denne orienteringen skal gå til. Referatsaken er nå lagt inn på kølisten til utvalgene.
|
LD/SB
|
|
|
Ordfører/utvalgets leder avgjør hvilke saker som faktisk blir referert. Flaggmelding tilbake til saksbehandler dersom det ikke blir referert.
|
ORD
|
Fjerne feilregistrerte journalposter fra arkivsaker (”slette” journalpost)
Feilregistrere journalposter kan ikke slettes fra WebSak, men dersom en journalpost er feilregistrert skal saksbehandler gi melding om dette til arkivet ved å bruke valget Feilregistrert fra Meny på journalposten. Arkivtjenesten kategoriserer journalposten som feilregistrert og setter status på journalposten til U (Utgått) og evt. fjerner den fra arkivsaken
Registrert journalpost på feil sak (flytte journalpost)
Dersom saksbehandler har opprettet en relevant og riktig journalpost i feil arkivsak og denne ønskes flyttet til en annen (riktig) arkivsak gis arkivet beskjed om dette ved hjelp av flaggmelding. Meldingen bør inneholde beskjed om hvilken arkivsak journalposten skal flyttes til.
OBS-dato på arkivsak
Saksbehandler kan sette OBS-dato på en arkivsak og kombinere denne med en merknad om hva som skal følges opp. Saker som en er saksansvarlig for og som har OBS-dato som har forfalt eller som har forfall om mindre enn 5 dager fanges opp i kurven OBS-dato i arbeidsbordet.
Presedenssaker
Formål:
Sikre at innbyggerne i Ørland kommune får lik behandling av likeartede saker.
Ansvar/tidspunkt:
Leder. Ved behov.
Fremgangsmåte:
Dersom man i løpet av saksbehandlingen kommer fram til at en bestemt sak skal danne mønster for tilsvarende saker i framtiden, skal en sette på presedens-opplysninger på saken. Det er saksbehandler sitt ansvar å sette på presedens-opplysninger, men en beslutning om dette skal tas i samråd med leder. Presedensopplysningene settes på saken med henvisning til det eller de dokumenter i saken som utgjør presedensen. I merknadsfeltet setter inn et stikkord på hvorfor saken danner presedens.
|
|
Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
|
Finn fram til den sak som danner presedens for senere behandling av likelydende saker.
|
LED/SB
|
|
|
Velg Jf.sak/presedens under Meny på saken.
|
LED/SB
|
|
|
Skriv inn presedenstype og stikkord om saken
|
LED/SB
|
|
|
Velg hvilke(n) journalpost(er) i saken som utgjør presedensen.
|
LED/SB
|
|
|
Knytt evt denne presedensen sammen med andre saker for å gruppere de til denne presedensen.
|
LED/SB
|
12. INTERN KONTROLL/AVVIKSBEHANDLING
Arkivtjenesten vil i samarbeid med avdelingsledere gjennomføre jevnlige kontroller av at rutiner følges. Dette kontrolleres først og fremst av arkivtjenesten som vil sørge for avslutning og riktig arkivering av alle saker og dokumenter, men også ved uttak av rapporter og gjennom brukerstøtte.
Ved avvik skal ansvarlig leder/saksbehandler kontaktes for å sikre læring av rutinen og riktig bruk av WebSak.
